Nawet najlepszy formularz zgody zda się na nic, jeżeli gabinet kosmetyczny nie będzie posiadał profesjonalnego ubezpieczenia. Na rynku pojawiły się specjalistyczne ubezpieczenia dedykowane stricte branży beauty – chociażby te oferowane przez MedLegalis. Zawierają one szczegółowe listy ubezpieczonych zabiegów oraz zapis o przerywaniu ciągłości naskórka.

Dobrą praktyką, podążając za praktyką lekarską, jest również posiadanie pisemnej zgody klienta na zabieg inwazyjny.

Nie jest to wymagane prawnie w Polsce, jednak w wielu sytuacjach może okazać się  bardzo przydatne.

Do stosowania formularzy zgody powodów jest co najmniej kilka.

Po pierwsze, w przypadku nieudanego zabiegu ko­smetycznego i ewentualnego roszczenia ze strony klienta, podpisany przez niego formularz jest bar­dzo ważnym elementem postępowania sądowego. Niech za przykład posłuży wyrok sądu apelacyjne­go w Warszawie (Sygn. akt VI ACa 665/11), w którym na rzecz poszkodowanej sąd zasądził wysoką kwotę pieniężną za poparzenie laserem podczas zabiegów depilacji przeprowadzanych seriami:

„Przed zabiegiem nie dokonano nowej kwalifikacji, powódka nie została poinformowana o skutkach działania tego lasera i nie wyrażała zgody na zabieg z jego użyciem”.

„…pozwana nie dopełniła wszystkich obowiązków koniecznych dla skutecznego, a zarazem bezpiecz­nego depilowania z użyciem lasera, trzeci zabieg nie został bowiem poprzedzony kwalifikacją powódki ani przeprowadzeniem próby…”

Jak widzimy, pomimo braku wymagań prawnych dotyczących zgody na zabieg, sąd dwukrotnie w swoim orzeczeniu do niej nawiązuje.

Po drugie, podobna sytuacja może pojawić się, gdy osoba wykonująca nieudany zabieg będzie chciała skorzystać ze swojego ubezpieczenia. Ubezpieczy­ciel z pewnością zażąda zgody na zabieg w celu wypłaty odszkodowania. Gdyby okazało się, że ubezpieczony takowej nie posiada, istniałoby duże ryzyko niewypłacenia pieniędzy. Poszkodowany bowiem może twierdzić, że nie wyraził zgody na zabieg, a my nie może­my udowodnić, jak było naprawdę.

Po trzecie, formularz zgody jest bardzo dobrym narzędziem do komunikacji z klientem. Podczas jego wypełniania i przechodzenia punkt po punkcie klient może mieć pytania i wątpliwości. Formularz powinien być dobrze skonstruowany i zawierać wszystkie wymagane elementy. Pozwala to odpowiedzieć na wszelkie pytania i wątpliwości oraz całkowicie omówić z klientem tematykę zabiegu.

Dzięki prawidłowo skonstruowanemu formularzowi zgody uzyskujemy od klienta tzw. zgodę świadomą. Terminem tym określa się zgodę osoby wyrażoną oświadczeniem woli po spełnieniu określonych warunków. W przypadku zabiegów kosmetycznych, aby uzyskać zgodę świadomą, należy poinformować między innymi o:

Osoba wykonująca zabieg powinna w sposób jasny, przystępny i zrozumiały poinformować klienta o wszelkich okolicznościach związanych z zabiegiem. Kluczowe jest zatem użycie takich słów i sformułowań, aby były dostosowane do poziomu, wieku, wykształcenia i znajomości tematu odbiorcy. Pamiętajmy, klient może nie znać specjalistycznej terminologii i nie zrozumieć szczegółowych informacji zawartych w formularzu. Dobrze skonstruowana zgoda na zabieg zdecydowanie ułatwia przeprowadzenie wywiadu z klientem przed zabiegiem. Nie powinna jednak zastępować bezpośredniej komunikacji i rozmowy.

Prawidłowo skonstruowany formularz zgody powinien zawie­rać wszelkie informacje umożliwiające uzyskanie świadomej zgody na zabieg.

Są to między innymi:

Zgoda musi zawierać podstawowe dane klienta, takie jak: adres, data urodzenia, telefon, e-mail. Warto pamiętać, że zbierane przez nas dane podlegają ustawowej ochronie, zaś baza danych powinna być zarejestrowana w Generalnym Inspektoracie Da­nych Osobowych GIODO.

W tym punkcie należy wystrzegać się ogólnikowych opisów zabiegu. Klient musi być szczegółowo poinformowany. Przy­kładowo w przypadku depilacji laserowej należy uściślić, które okolice ciała będą depilowane, a także poinformować o spodzie­wanych efektach zabiegu. Warto zaznaczyć, że efekty zabiegu mogą być uzależnione od wielu czynników i nie da się zagwa­rantować, że będą takie same u wszystkich klientów.

Jest to jeden z ważniejszych elementów formularza zgody. Wszelkie przeciwwskazania powinny być sklasyfikowane na: bardzo częste, częste i rzadkie. Stosowanie uniwersalnych zgód znalezionych w Internecie może przysporzyć sporo kłopotów. Wynika to z różnic między zabiegami. Depilacja laserowa różni się przecież od makijażu permanentnego i posiada inne prze­ciwwskazania. Bez udzielenia konkretnej informacji o nich, w świetle prawa nie uzyskujemy zgody świadomej. Przykła­dem jest choćby cytowany powyżej wyrok sądu.

Opisujemy tutaj wszelkie znane naturalne reakcje na zabieg, które mogą wystąpić, ale nie muszą. Klient powinien zostać o nich odpowiednio wcześniej poinformowany, by nie był za­skoczony ewentualnymi reakcjami, takimi jak zaczerwienienie, pokrzywka czy ból.

Kolejny istotny element formularza zgody. Często zdarzają się sytuacje, gdy niezadowoleni klienci przychodzą z roszczeniami do gabinetów kosmetycznych, a po przeprowadzonym z nimi wywiadzie okazuje się, że nie stosowali się do zaleceń kosme­tologa. Przykładem zobowiązań pozabiegowych jest chociażby niezażywanie kąpieli słonecznych w solarium przez określony czas po upływie zabiegu depilacji laserowej czy niekorzystanie z gorących kąpieli w dniu zabiegu. Posiadając podpisany wła­snoręcznie przez klienta formularz zgody, nie narazimy się na ryzyko wystąpienia bezpodstawnych roszczeń.

Jest to ostatni punkt zawierający oświadczenia klienta o tym, że bardzo dokładnie i szczegółowo zapoznał się ze wszystki­mi informacjami dotyczącymi zabiegu, został poinformowany o spodziewanych efektach, możliwościach wystąpienia dzia­łań niepożądanych, a także, że zobowiązuje się przestrzegać zaleceń pozabiegowych. W miejscu tym warto również użyć sformułowań informujących o tym, że klient podejmuje decy­zję świadomie, że miał możliwość zadawania pytań, a wszel­kie udzielone odpowiedzi były dla niego zrozumiałe. Ponadto potrzebna jest jeszcze zgoda klienta na przetwarzanie danych osobowych zgodnych z wymaganiami RODO. Jeżeli gabinet prowadzi działania marketingowe, to w tym miejscu można za­pytać klienta o chęć otrzymywania takich materiałów.

W przypadku zabiegów wykonywanych seriami najlepsze byłoby podpisywanie formularza na każdy zabieg oddzielnie. Z pewnością nie wystarczy jedynie data i podpis klienta na jednym formularzu, jak to się często praktykuje. Jeżeli nie podpisujemy oddzielnego formularza zgody, to konieczna jest dodatkowa adnotacja, że od ostatniej wizyty nic się nie zmieniło i klient jeszcze raz zapoznał się ze wszystkimi informacjami dotyczącymi za­biegu, został poinformowany o spodziewanych efektach, możliwościach wystąpienia skutków niepożądanych, a także, że zobowiązuje się przestrzegać zaleceń po zabiegowych.

Formularz zgody na zabieg skonstruowany w oparciu o wyżej wymienione wskazówki jest nie tylko istotny ze względu na ewentualne roszczenia ze strony klientów, ale pozwala także przeprowadzić wywiad z klientem, z zachowaniem wszelkich informacji. Dzięki dobremu formularzowi zmniejsza się ryzy­ko pominięcia jakiejś ważnej kwestii w wywiadzie, a dzięki wyszczególnieniu wszystkich elementów kosmetolog niejako w sposób naturalny skłania klienta do zadawania pytań.

Brak prawnego wymogu korzystania z formularzy zgody i ich standaryzacji sprawia, że zazwyczaj kosmetolodzy sami je two­rzą, często w oparciu o materiały znalezione w Internecie, które mogą być niepoprawne. Powszechnym błędem jest używanie sformułowań takich jak pacjent czy leczenie. Kosmetolodzy nie są świadomi, że korzystając z tak przygotowanych dokumentów łamią prawo. Leczenie ludzi przez osoby nieuprawnione jest w Polsce nielegalne oraz zagrożone karą grzywny i pozbawie­nia wolności, a jak wiadomo, kosmetolog nie może leczyć, gdyż nie jest lekarzem. Poprzez nieprofesjonalnie przygotowane zgody kosmetolodzy sami narażają się na roszczenia klientów. Zamieszczanie w formularzu zapisu o zrzekaniu się wszelkich roszczeń przez klienta w sytuacji, gdyby zabieg się nie udał, jest niedozwolone. Jest to tzw. klauzula abuzywna. Nawet jeżeli klient podpisze tak przygotowany formularz zgody, nie ograni­cza mu to w żaden sposób praw do dochodzenia roszczeń.

Przyjrzyjmy się zatem formularzom zgody, z których korzysta­my i dla własnego bezpieczeństwa dokonajmy ewentualnych korekt lub zmian.

Jeżeli nie czują się Państwo na siłach, warto zlecić przygotowanie formularzy zgody specjalistom z MedLegalis.